Redirecionando…Clique aqui para fazer login
Atualizado — 30 Jun 2026

Manual do Sistema IHOF

Guia completo para uso do sistema de gestão clínica do Instituto de Harmonização Orofacial. Cobre registro de atendimentos, gestão de pacientes, intercorrências, follow-ups, relatórios e análise com IA, além da Central de Mensagens (WhatsApp/Luisa), Agenda da Luisa e campanhas.

1 Acesso e Login

Como acessar

O sistema fica em sistema.ihof.com.br. Abra esse endereço em qualquer navegador — Chrome, Safari ou Edge. Funciona no computador e no celular.

Clique em "Entrar com Google"Uma janela do Google vai abrir pedindo qual conta usar.
Escolha sua conta IHOFUse apenas o e-mail autorizado pela clínica. Se aparecer "Acesso não autorizado", você está usando a conta errada.
Aguarde o carregamentoO sistema carrega todos os dados. Deve levar menos de 5 segundos.
Quem pode acessar
UsuárioE-mailPerfil
Dr. Filipe Meirelesdrfmeireles@gmail.comAdministrador
Dra. Alynne Paranhosalynneparanhos@gmail.comAdministrador
Recepção / Secretáriafilipe.push@gmail.comSecretária (FrontDesk)
TI (André)ameireles.ti@gmail.comAdministrador
⚠️ O Dr. Filipe administra pela conta drfmeireles. A conta filipe.push é o computador do balcão/recepção (perfil Secretária) — na barra lateral aparece "FrontDesk · Recepção", não o nome do Dr. Filipe.
Perfis de acesso — Administrador × Secretária

O que cada pessoa vê e pode fazer depende do e-mail com que entrou. São dois perfis:

RecursoAdministradorSecretária
Agenda, Agenda da Luisa, confirmar reservas✅✅
Central de Mensagens, Follow-ups, Lista de ação✅✅
Pacientes: abrir ficha, histórico, editar cadastro✅✅
Registrar pagamento do paciente (Contas a Receber)✅✅
Novo Atendimento, editar/mover atendimento✅🚫
Relatórios gerenciais (faturamento, Base, BI)✅🚫 (só "Contas a Receber")
Campanhas, Cérebro da Luisa, Backup✅🚫
Apagar paciente / atendimento / conversa✅🚫
💡 As restrições da Secretária valem também no servidor (não é só a tela) — uma ação bloqueada não passa nem se for forçada. O login dura enquanto o navegador estiver aberto; no celular pode pedir login com mais frequência.

2 Tela Inicial

A tela inicial é o painel de controle do dia. Mostra o que está acontecendo agora e o que precisa de atenção imediata.

Sistema IHOF · Início
Início
Atendimento
Pacientes
Follow-ups
Relatórios
3
Hoje
14
Semana
48
Mês
R$42k
Receita Mês
⚠ Follow-ups urgentes
Maria Silva · Botox · Venceu há 2 dias · 💬 WhatsApp
O que aparece no painel
ElementoO que significa
Hoje / Semana / MêsNúmero de atendimentos registrados no sistema nesses períodos
Receita MêsSoma dos valores de todos os atendimentos do mês atual
Follow-ups urgentesContatos que estavam para hoje ou já venceram e ainda não foram feitos
Agenda do diaCompromissos do Google Calendar. Cada evento tem um botão ▶ Iniciar para abrir o wizard de atendimento com o nome pré-preenchido.
Iniciar Atendimento pelo Calendário

Os compromissos da agenda exibem o botão ▶ Iniciar. Ao clicar, o wizard de atendimento abre com o nome do paciente extraído do título do evento no Google Calendar.

💡 O nome vem do título do evento — confirme o paciente antes de salvar o atendimento. Se o nome no calendário estiver diferente do cadastro, corrija no campo de busca do wizard.

3 Lista de Ação

A Lista de ação (topo do menu) é a fila de quem está esperando contato — o primeiro lugar pra olhar no começo do dia. Ela junta:

Reservas a confirmarHorários que a Luisa reservou e precisam do seu OK (também aparecem na Agenda da Luisa).
Leads que precisam de genteQuem a Luisa passou pra equipe (pediu falar com humano, assunto cirúrgico, remarcar, reclamação…).

Cada cartão mostra o telefone clicável ao lado do nome, a última fala real do lead (entre aspas) e uma etiqueta do que a pessoa quer (ex.: "Quer preço · preenchimento labial"). Botão 💬 WhatsApp já abre a conversa com a primeira frase pronta.

💡Ao clicar ✓ Já cuidei, o item sai daqui e da Central, e a Luisa para de responder aquele lead (você assumiu). O contador vermelho no menu mostra quantos aguardam.

4 Registrar Atendimento

Todo atendimento realizado na clínica deve ser registrado aqui. O formulário é dividido em dois passos para não sobrecarregar de uma vez.

💡 Registre o atendimento no mesmo dia ou logo depois, enquanto as informações estão frescas. Isso garante a qualidade dos dados para análise futura.
Passo 1 — Dados do Atendimento
Nome do Paciente obrigatório Digite pelo menos 3 letras — o sistema busca automaticamente e preenche CPF e telefone se o paciente já existir.
CPF opcional Preenchido automaticamente se o paciente já estiver cadastrado.
Telefone opcional Importante para os follow-ups — o link do WhatsApp é gerado a partir deste número.
Data obrigatório Preenchida automaticamente com hoje. Mude se estiver registrando retroativamente.
Profissional obrigatório Dr. Filipe ou Dra. Alynne.
Origem do Paciente recomendado Como o paciente chegou ao IHOF — Instagram, Google, Indicação, etc. Usado para análise de canais de aquisição nos relatórios.
Procedimentos obrigatório Marque tudo que foi realizado. Ao marcar, aparecem campos específicos de cada procedimento (ex: unidades de Botox, áreas do preenchimento).
Protocolo / Produto opcional Protocolo utilizado (ex: Pro-PRF, Skinbooster) ou produto específico.
Narrativa Clínica recomendado Descrição livre do que foi feito, observações clínicas. Alimenta a análise de IA.
Clique em "Próximo →"O botão só avança se o nome e os procedimentos estiverem preenchidos.
Briefing Clínico

Para pacientes já cadastrados, o sistema exibe automaticamente um briefing no Passo 1 com informações clínicas relevantes para o atendimento:

InformaçãoFonte
Última sessão de Toxina BotulínicaÚltimo atendimento com Botox registrado — data e produto utilizado
Emergências vasculares préviasHistórico de intercorrências vasculares registradas do paciente
Alergias e contraindicaçõesFicha clínica do paciente
Medicamentos em usoFicha clínica do paciente
💡 O briefing só aparece para pacientes já registrados no sistema. No primeiro atendimento de um paciente novo, o briefing ficará em branco — preencha a ficha clínica após o atendimento.
Anamnese no Passo 1

Os dados da ficha clínica do paciente (alergias, condições sistêmicas, medicamentos) aparecem no Passo 1 para conferência imediata. Caso precise atualizar alguma informação durante o atendimento, edite diretamente — os dados são salvos na ficha clínica do paciente.

Rastreabilidade de Insumos

Ao selecionar determinados procedimentos, campos adicionais de rastreabilidade aparecem automaticamente para registro dos produtos utilizados:

Lote recomendado Número do lote do produto (ex: toxina botulínica, ácido hialurônico, fio de PDO).
Validade recomendado Data de validade do produto utilizado.
Fabricante opcional Fabricante ou marca do produto.
ℹ Esses campos são importantes para rastreabilidade em casos de intercorrências pós-procedimento. Em caso de recall de produto, é possível identificar quais pacientes foram atendidos com determinado lote.
Auto-save de Rascunho

O wizard salva automaticamente os dados enquanto você preenche. Se a aba for fechada ou o navegador recarregado antes de clicar em "Salvar Atendimento", o rascunho é recuperado automaticamente na próxima vez que abrir o formulário.

💡 O rascunho aparece indicado no topo do wizard. Se quiser começar um novo atendimento do zero sem carregar o rascunho, clique em "Descartar rascunho".
Passo 2 — Financeiro e Acompanhamento
Valor (R$) recomendado Valor cobrado pelo atendimento. Usado nos relatórios financeiros e no LTV do paciente.
Forma de Pagamento opcional PIX, cartão, dinheiro, etc.
O que é este registro? importante Uma pergunta só, com duas famílias de resposta. Procedimento feito: pago integralmente · recebi uma parte · ainda não recebi nada · cortesia. Orçamento (procedimento ainda não aconteceu): fechado sem sinal · fechado com sinal pago. Escolher aqui é o que diz ao sistema se o procedimento ACONTECEU — orçamento não conta como receita nem agenda follow-ups.
Satisfação recomendado Avaliação do paciente (1 a 5). Aparece nos alertas da IA se cair entre visitas.
Combinado recomendado O que ficou acordado com o paciente para as próximas etapas. A IA usa este campo para sugerir os próximos passos.
Próxima Etapa recomendado Procedimento ou ação prevista para o próximo contato.
Retorno Previsto recomendado Data estimada do próximo atendimento. A IA alerta se o paciente não retornar na data prevista.
Dúvidas do Paciente opcional Perguntas feitas durante a consulta. A IA alerta se ficarem sem resposta entre visitas.
Oportunidade opcional Procedimento ou upgrade que o paciente demonstrou interesse. A IA monitora se foi seguido.
Painel de Emergência Vascular

Aparece automaticamente no Passo 2 sempre que um procedimento injetável estiver selecionado. Oferece protocolos de conduta imediata para situações de urgência durante o atendimento.

NívelSituação
⚠ Dor intensaDor desproporcional ao procedimento — protocolo de alívio imediato
🔴 Oclusão vascularPalidez súbita, demarcação capilar, dor isquêmica — hialuronidase + protocolo
🔴 Compressão vascularPressão local sem oclusão confirmada — compressão digital + monitoramento
🚨 NecroseComprometimento tecidual — abre modal com protocolo completo
🚨 Clicar em "Necrose" abre um modal com o protocolo completo de conduta, timestamp imutável (documentação legal automática) e botão de WhatsApp para notificar o Dr. Filipe imediatamente.
💡 O acionamento do painel fica registrado no banco vinculado ao atendimento. Para registro formal no histórico do paciente, use o botão "⚠ Registrar Intercorrência" que aparece após salvar o atendimento.
Clique em "Salvar Atendimento"O sistema cria o registro, atualiza o cadastro do paciente e programa os follow-ups automáticos.
Follow-ups gerados automaticamenteAparecem abaixo do botão — D+1, D+3, D+15, D+30, D+60 dependendo do procedimento.
Se houve intercorrência, clique em "⚠ Registrar Intercorrência"Aparece abaixo dos follow-ups. Registra o evento de forma formal vinculado a este atendimento.
Clique em "Novo" para registrar outro atendimentoO formulário limpa e volta ao Passo 1.
⚠ Não feche a aba durante o salvamento. Aguarde a mensagem de confirmação aparecer no canto da tela antes de sair.
Procedimento realizado × plano/venda (ainda não realizado)

No passo 2, ao lado dos procedimentos, você escolhe se o atendimento foi realizado ou é um plano / venda (procedimento vendido mas ainda não feito — ex.: uma cirurgia agendada e financiada).

Foi realizado (padrão)Plano / venda
Onde o valor apareceEm "Quem ainda precisa pagar" enquanto houver saldoEm "Orçamento fechado, ainda não fez" — não em "a receber", porque ninguém deve por um procedimento que não aconteceu
Conta como procedimento feitoSimNão
Agenda follow-ups na horaSimNão (só quando marcar como realizado)

Assim você lança a venda (o valor entra no financeiro) sem o sistema achar que o procedimento já foi feito nem disparar follow-up cedo demais.

Ao venderMarque o procedimento certo (ex.: Protocolo Eva) + escolha "Plano / venda" + lance o valor/parcelamento. Na ficha, aparece o selo 🕒 Planejado.
No dia em que fizerAbra a ficha do paciente → no bloco 🔔 O que está aberto (topo da ficha), clique É isto que estou fazendo hoje. Só aí os follow-ups são agendados, a partir daquele dia.
Editar ou Excluir um Atendimento

Para corrigir um atendimento já salvo: abra o paciente na aba Pacientes → histórico → ⋯ na visita → ✏️ Corrigir este atendimento. O sistema reabre o formulário preenchido com os dados existentes. Faça as correções e clique em Atualizar Atendimento.

⚠ A exclusão é permanente — não há como recuperar um atendimento deletado. Use apenas para registros duplicados ou erros graves.

5 Pacientes

A aba Pacientes reúne todos os 1.675 pacientes da base histórica do IHOF (importados de 2021 a 2025) mais os novos cadastrados pelo sistema.

Buscar um Paciente

Digite o nome ou CPF na barra de busca. A pesquisa é feita em tempo real — não precisa apertar Enter. O número total de resultados aparece ao lado da barra.

💡 Para ver todos os pacientes, deixe a busca em branco. A tabela mostra: nome, último procedimento, última visita, LTV acumulado e próximo follow-up pendente.
Ficha do Paciente

Clique em qualquer paciente para abrir a ficha completa. Feche com ESC, com o ✕ ou clicando fora dela.

No topo vêm, nesta ordem: a conversa da Central e a próxima consulta marcada, os alertas clínicos (alergia, contraindicação, medicamentos, intercorrências) e os números da paciente. Logo abaixo, quando houver, o bloco 🔔 O que está aberto — orçamento ainda não realizado (com há quantos dias está parado e o botão para realizá-lo), follow-ups pendentes e quanto ela ainda deve. Se esse bloco não aparecer, é porque não há nada pendente com ela.

No rodapé, ＋ Registrar atendimento abre o formulário já com esta paciente escolhida — sem redigitar o nome.

A ficha tem cinco abas:

AbaO que contém
Histórico Todos os atendimentos em ordem cronológica, com procedimentos, valor, saldo e narrativa (clique em ver mais se o texto estiver cortado). Cada linha traz uma ação em destaque — a que faz sentido para aquele atendimento — e um ⋯ com o resto: corrigir, mover para outra paciente e apagar.
Ficha Clínica Alergias, condições sistêmicas, medicamentos em uso e contraindicações. Os campos já são editáveis — escreva e clique em Salvar Ficha Clínica.
Follow-ups Todos os contatos pendentes para este paciente. Mostra canal (WhatsApp, ligação), data e responsável.
Intercorrências Registro formal de eventos adversos pós-procedimento. A aba aparece marcada em vermelho. Ver seção abaixo.
📷 Fotos Fotos pós-operatórias que a paciente mandou pelo WhatsApp. Clique na miniatura para ampliar. Localizadas pelo telefone — paciente sem telefone cadastrado não mostra fotos.
LTV — O que significa
ℹ LTV (Lifetime Value) é o total que o paciente já gastou na clínica desde 2021, somando todos os atendimentos registrados. Um LTV alto indica um paciente fiel e de alto valor. Pacientes sem LTV são da base histórica que não tinham valores nos registros de faturamento.
Editar Dados do Paciente

No ⋯ ao lado do nome da paciente, escolha ✎ Corrigir cadastro para ajustar nome, CPF, telefone ou RG. O CPF pode ser adicionado ou corrigido mesmo depois do cadastro — o sistema atualiza todos os registros relacionados automaticamente.

⚠ 🗑 Apagar esta paciente (também no ⋯ do nome) remove permanentemente a paciente e todo o histórico — atendimentos, follow-ups, intercorrências e ficha clínica. Não pode ser desfeita. Se houver pagamento lançado, o sistema recusa e diz quanto: o dinheiro tem de sair antes.
Intercorrências

A aba Intercorrências (marcada em vermelho no modal do paciente) é para registro formal de eventos adversos após procedimentos — reações, complicações vasculares, intercorrências tardias. É o registro posterior ao atendimento; o painel de emergência imediata (durante o procedimento) fica no wizard.

ℹ Toda intercorrência fica vinculada ao atendimento correspondente e aparece no histórico do paciente para referência em consultas futuras — incluindo no briefing clínico do próximo atendimento.
Como acessar
Via modal do pacienteAbra a ficha do paciente → clique na aba "Intercorrências" (em vermelho) → clique em "Registrar Intercorrência".
Via wizard de atendimentoApós salvar um atendimento, aparece o botão ⚠ Registrar Intercorrência. Clique para abrir o registro já vinculado ao atendimento recém-salvo — mais rápido e sem risco de vincular ao atendimento errado.
O que registrar
Descrição obrigatório O que aconteceu — sintomas, sinais, quando foi observado, contexto.
Conduta recomendado Ação tomada — protocolo aplicado, encaminhamento, orientações dadas ao paciente.
Fármacos utilizados opcional Medicamentos administrados durante ou após a intercorrência.
Log de intervenções recomendado Clique em "Adicionar Intervenção" para registrar cada ação com timestamp automático — útil para intercorrências que evoluem ao longo de horas ou dias.
⚠ Documente toda intercorrência, mesmo as menores. O histórico completo é critical para a segurança do paciente em atendimentos futuros — aparecerá no briefing clínico e nos alertas da IA.
Reativar um Paciente Inativo
Abra a ficha do pacienteClique no nome na tabela de pacientes.
Clique em "↻ Reativar"Botão no rodapé da ficha. Cria automaticamente um follow-up de reativação na lista de Follow-ups.
Vá para Follow-ups e envie a mensagemO sistema gera uma mensagem sugerida para WhatsApp. Basta clicar no link para abrir o WhatsApp já com o texto pronto.

6 Follow-ups

Os follow-ups são os contatos programados com os pacientes após os atendimentos — verificações de pós-procedimento, reativações, lembretes de retorno. É aqui que fica a lista de quem precisa ser contatado.

Abas de Tempo
AbaO que mostraCor
Vencidos Contatos que passaram da data sem ser feitos. Prioridade máxima. Vermelho
Hoje Contatos programados para hoje. Dourado
Próximos 7 dias O que vai vencer nos próximos 7 dias. Útil para planejar a semana. Azul
Como fazer um follow-up
Abra a aba correspondenteComece pelos vencidos, depois os de hoje.
Leia a mensagem sugeridaCada card mostra o texto que deve ser enviado, o canal (💬 WhatsApp, 📞 ligação) e o responsável.
Clique no link do WhatsAppO ícone 💬 abre o WhatsApp diretamente com o número e a mensagem já preenchidos. Só confirmar e enviar.
Marque como "Feito"Clique no botão ✓ Feito no card. O follow-up sai da lista e fica arquivado no histórico do paciente.
💡 Use o filtro Secretária para ver só os contatos que são responsabilidade da secretaria. O filtro Paciente mostra contatos iniciados pelo próprio paciente.
Follow-ups automáticos vs. manuais
TipoComo é criado
Automático Gerado ao salvar um atendimento. Sequência padrão: D+1 (pós-procedimento), D+3, D+15, D+30, D+60. O prazo varia por procedimento.
Reativação Criado ao clicar "↻ Reativar" na ficha do paciente ou na tela de Relatórios.
Manual A ser adicionado numa versão futura.

7 Relatórios

A aba Relatórios tem três painéis. Selecione pelo menu de abas no topo da tela.

Financeiro

Mostra o faturamento por período com filtros de data. Inclui ticket médio, total por forma de pagamento e lista de atendimentos com valores. Útil para fechamento mensal.

BI — Inteligência de Negócio

Gráficos de procedimentos mais realizados, evolução de atendimentos ao longo do tempo e análise de satisfação. Visão estratégica do que está funcionando na clínica.

Base de Pacientes

Análise da base histórica completa (1.675 pacientes). Inclui:

Card / TabelaO que mostra
Total de pacientes 1.675 pacientes importados de 2021–2025
Com data de atendimento 584 pacientes com histórico de datas registradas no sistema
Inativos +1 ano Pacientes que não retornaram há mais de 12 meses — candidatos à reativação
LTV médio Ticket médio de vida dos pacientes com valor registrado
Distribuição LTV Gráfico de barras mostrando quantos pacientes estão em cada faixa de valor
Top 15 por LTV Os 15 pacientes mais valiosos da base. Clique para abrir a ficha.
Oportunidades de Reativação Pacientes inativos entre 1 e 2 anos, ordenados por LTV. Clique para reativar.
💡 Use o botão "↓ Exportar CSV" na lista de reativação para baixar a lista em formato planilha — útil para campanhas em massa quando o n8n estiver configurado.

8 Análise com IA

O sistema tem um assistente de IA (Claude, da Anthropic) que analisa o histórico completo de um paciente e gera um resumo estratégico para a equipe.

ℹ A análise de IA é feita por paciente, não por atendimento. Ela só aparece para pacientes com pelo menos um atendimento registrado no sistema.
Como usar
Abra a ficha do pacienteClique no paciente na lista da aba Pacientes.
Clique em "✦ Análise IA Completa"Botão no topo da ficha. O carregamento leva alguns segundos.
Leia o resultado no topo do HistóricoA análise aparece em um painel dourado acima da lista de visitas.
O que a IA entrega
CampoO que contém
Resumo Síntese factual do histórico do paciente — procedimentos realizados, datas, evolução documentada. Cita as visitas específicas.
Alertas Flags concretos: dúvidas não resolvidas entre visitas, queda de satisfação, retorno atrasado em relação ao previsto, oportunidades identificadas mas não seguidas.
Próximos Passos Baseado no último "Combinado" e "Próxima Etapa" registrados. Se não houver nada registrado, informa explicitamente.
Mensagem Sugerida Texto pronto para a secretária enviar via WhatsApp para reativação ou acompanhamento. Já personalizado com o nome do paciente e último procedimento.
⚠ A IA reporta apenas o que está documentado. Ela não faz diagnósticos, não sugere condições médicas e não inventa informações. Se um campo estiver vazio nos registros, ela ignora — nunca preenche com suposições. Esta análise é para uso de CRM e gestão, não substitui o prontuário médico.
Limite de uso

O sistema tem um limite de 30 análises por usuário a cada 5 minutos para controle de custo. Na prática, isso não afeta o uso normal da clínica.

9 Backup dos Dados

O sistema possui backup manual integrado. Clique no botão ⬇ Backup na barra superior para baixar um arquivo JSON com todos os dados da clínica — pacientes, atendimentos, follow-ups, protocolos e fichas clínicas.

Como fazer o backup
Clique em "⬇ Backup"Botão na barra superior, ao lado de "Atualizar".
O arquivo é baixado automaticamenteNome no formato ihof_backup_AAAA-MM-DD.json. Guarde em um local seguro — Drive, pendrive ou e-mail.
💡 Faça backup pelo menos uma vez por semana, e sempre antes de qualquer importação em massa de pacientes. Este é o único backup que você controla — não conte com backup automático do servidor: a hospedagem pode ter rotinas próprias, mas elas não foram verificadas por nós e não há garantia de que exista uma cópia recuperável.
⚠ O arquivo de backup contém dados sensíveis de pacientes (LGPD). Não compartilhe e armazene em local com acesso restrito.

10 Central de Mensagens (WhatsApp e Luisa)

A Luisa é a assistente virtual que conversa com os leads no WhatsApp: responde dúvidas, oferece horários de avaliação e agenda. A Central de Mensagens (menu ✉ Mensagens) é onde a equipe acompanha todas essas conversas e entra quando precisa de gente.

As filas (o que precisa de você)

No topo, os filtros mostram o que pede ação:

FilaO que é
🎯 Precisa de vocêConversas onde o lead pediu algo que a Luisa não resolve sozinha (falar com humano, caso delicado). É a fila mais importante.
📞 Aguardando contatoLeads que ficaram esperando retorno da equipe.
Leads · Follow-up · ClínicaSepara as conversas por tipo: lead novo, follow-up de procedimento, ou assunto clínico (ex: foto pós-op).
★ VIP · ★ AcompanharConversas que você marcou como favoritas para não perder de vista.
Assumir e Devolver uma conversa

Enquanto a Luisa cuida, ela responde sozinha. Se você quiser entrar na conversa:

Abra a conversa e escreva sua respostaAo Enviar, você "assume" a conversa: a Luisa pausa naquele lead e o botão vira Devolver. (Só clicar e digitar não assume — precisa enviar.)
Quando terminar, clique em "Devolver"A Luisa volta a cuidar daquele lead automaticamente.
💡Quer pausar a Luisa em todas as conversas de uma vez? Use o botão "Luisa ativa / pausada" no topo direito (kill switch global).
Responder — a janela de 24 horas

O WhatsApp tem uma regra: você só pode mandar texto livre dentro de 24h desde a última mensagem do lead. Dentro da janela, aparece a caixa de resposta normal.

Passou de 24h? A caixa some e aparece a opção "Reativar com template aprovado" — escolha um modelo (a sugestão certa já vem selecionada: lead frio, paciente por procedimento, etc.), confira o texto com o nome preenchido e envie. Quando o lead responder, a janela reabre e você volta ao texto livre.

Fotos na conversa

Quando um paciente manda uma foto pós-operatória, ela aparece como miniatura na conversa (clique para ampliar) e fica guardada na ficha do paciente (aba 📷 Fotos), com a data de recebimento.

Apagar uma conversa

O botão 🗑 Apagar remove a conversa. Atenção: se for um paciente, as fotos pós-op continuam guardadas na ficha; se não for paciente, todo o histórico (inclusive fotos) é apagado de vez — o sistema avisa qual caso é antes de confirmar.

11 Agenda da Luisa (horários de avaliação)

Aqui a equipe abre os horários que a Luisa pode oferecer aos leads. Sem horário aberto, a Luisa só coleta o contato e diz que a equipe retorna. Com horários abertos, ela agenda sozinha.

Abrir horários

Clique em "＋ Abrir horários", escolha o período (datas, dias da semana, janela de horário, intervalo, unidade) e o sistema gera os slots em lote. A Luisa passa a oferecer só esses.

Reservas a confirmar

Quando a Luisa reserva um horário com um lead, ele aparece em "Reservas a confirmar" (e o número aparece no menu lateral, em dourado). Você decide:

Confirmar → agendaCria o evento no Google Calendar do Dr. Filipe e avisa o lead automaticamente (template de confirmação).
RecusarO sistema pergunta o motivo: "Esse horário não dá" (fecha o horário e a Luisa manda 2-3 outras opções ao lead) ou "Lead desistiu" (só libera o horário, sem avisar ninguém).
💡Reservas que passaram da data sem confirmar aparecem separadas em "⏰ Vencidas" — é só clicar Limpar.

12 Campanhas e Cérebro da Luisa

✦ Campanhas

Cada anúncio do Instagram pode virar uma campanha: você define palavras-chave e um "foco" (o que a Luisa deve priorizar para quem vem daquele anúncio). A própria aba mostra a eficácia de cada campanha (leads, quantos agendaram, quantos viraram paciente).

Cada campanha tem um modo de agendamento, mostrado no card:

ModoComo a Luisa agenda
📅 AvaliaçãoOferece uma avaliação sem custo com o Dr. Filipe (padrão).
🎟️ Vaga limitadaOferece as vagas abertas daquela campanha (sessão direta); esgotou → lista de espera, nunca vira avaliação. O card mostra o contador (abertas · agendadas · realizadas).
🧠 Cérebro da Luisa

O Cérebro é onde você ensina a Luisa, sem programação. São três camadas que somam às regras base (nunca as substituem):

CamadaPara quê
LiçõesAjustes curtos de conteúdo ou postura (corrigir algo que ela falou, reforçar um tom).
ProcedimentosFicha factual por procedimento (o que é, como funciona, cuidados). A Luisa usa a ficha certa quando o lead pergunta daquele procedimento — evita que ela invente.
Galeria de resultadosFotos antes/depois curadas por procedimento (com consentimento). Quando o lead pede pra ver resultado, a Luisa envia as fotos daquele procedimento no WhatsApp.
💡As regras de segurança da Luisa (nunca inventar preço, não dar opinião clínica, etc.) sempre vencem uma lição/ficha que tente contrariá-las.
🔁 Retomada e reengajamento de leads

A Luisa não perde o lead que some. Dois mecanismos automáticos:

Retomada (adiamento)Quando o lead diz "te falo no dia X", a Luisa agenda um retorno pra aquela data. Acompanhe na página de Follow-ups → aba Retomadas de leads (dá pra cancelar ali).
Reengajamento (silêncio)Se o lead pergunta, a Luisa responde e ele some, ela dá uma cutucada gentil dentro de 24h. Aparece só na Central de Mensagens, não vira tarefa.

13 Dicas e Boas Práticas

Para a secretária — rotina diária sugerida
Manhã: verifique a tela InicialVeja os follow-ups vencidos e os de hoje. Faça os contatos antes de receber os primeiros pacientes.
Durante o dia: registre cada atendimentoAbra "Novo Atendimento", preencha os dados do paciente que saiu. Não acumule para registrar no fim do dia.
Fim do dia: confira os follow-ups do diaMarque como feitos os que foram realizados. Veja o que está programado para amanhã.
Para maximizar a análise de IA

Quanto mais detalhado o registro, mais útil a análise. Os campos mais importantes para a IA são:

Narrativa Escreva o que foi feito e como o paciente reagiu. Duas ou três frases já fazem diferença.
Satisfação Sempre preencha. Quedas de satisfação entre visitas viram alertas automáticos.
Combinado Anote o que ficou acertado com o paciente. A IA usa isso para sugerir os próximos passos.
Retorno Previsto Uma data aproximada. A IA alerta se o paciente não retornar.
Navegação rápida
Início Ver painel e follow-ups urgentes
Atendimento Novo registro de consulta
Pacientes Buscar e abrir ficha
Follow-ups Lista de contatos pendentes
Relatórios Financeiro, BI e base de pacientes

14 Solução de Problemas

Problemas comuns
SituaçãoO que fazer
Tela branca após login Recarregue a página (F5 ou puxe para baixo no celular). Se persistir, acesse sistema.ihof.com.br/auth.html?logout para limpar a sessão e logar novamente.
Login não funciona no celular O Safari do iPhone pode bloquear pop-ups. Tente pelo Chrome no celular. Se ainda não funcionar, acesse pelo computador.
"Acesso não autorizado" Você está logado com um e-mail que não está na lista de acesso. Saia da conta Google no navegador e entre com o e-mail correto.
Nenhum paciente aparece na busca Aguarde 5 segundos após o login — os dados carregam em segundo plano. Se o problema persistir, recarregue a página.
Atendimento não salvou Verifique se apareceu a mensagem de confirmação (canto da tela). Se não, verifique a conexão com a internet e tente salvar de novo.
Análise de IA não aparece O paciente precisa ter pelo menos um atendimento registrado. Se tiver, aguarde 10 segundos — a resposta da IA pode demorar um pouco mais em horários de pico.
"Limite de chamadas atingido" Você atingiu o limite de 30 análises de IA em 5 minutos. Aguarde alguns minutos e tente novamente.
Contato para suporte técnico
ℹ Para problemas que não se resolvem com as orientações acima, entre em contato com o Dr. Filipe: filipe.push@gmail.com

IHOF — Instituto de Harmonização Orofacial · Barra da Tijuca, Rio de Janeiro
Sistema v4.0-staging · Manual atualizado em jun 2026